Brug et regneark:2-Skriv i regnearket
I det første kapitel stod der bl.a. noget om hvordan man kan flytte en celle-markør rundt mellem de enkelte celler i regnearket. Dette kapitel går videre med noget af det "praktiske arbejde" med et regneark.
Man kan skrive tekst og tal i de enkelte celler ved at flytte celle-markøren hen på den celle der skal skrives i, og så ellers indtaste det der skal stå. Så snart man trykker på tal, bogstaver eller andre tegn, vises det man indtaster i feltet.
Af grunde der bliver forklaret senere, bør man trykke på "Enter"-tasten når man er færdig med at skrive noget i en celle.
Særbehandling for tal, procent og datoer
[redigér]| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | |||
| 2 | Tekst | ||
| 3 | 123 | ||
| 3 | Teksten er for bred | ||
| 4 | |||
Programmet reagerer lidt forskelligt på det man indtaster, afhænhgigt af om det er tekst eller et tal man skriver: Som det fremgår af eksemplet til højre, bliver tal højrestillet, mens tekst og andre ting der ikke kan fortolkes som et "gyldigt" tal, er venstrestillet indenfor cellen.
Hvis man skriver en længere tekst, vil programmet enten kun vise den del af teksten der er plads til, eller (som i eksemplet til højre) lade den "brede sig" hen over den næste celle hvis ellers der ikke i forvejen står noget her.
Hvis et tal fylder for meget til at være indenfor cellens bredde, kan man ikke bare "smide de overskydende cifre væk" lige som man gør det med tekst der fylder for meget - hvis svaret er 1234567,89 kroner, kan der jo nemt opstå misforståelser hvis regnearket blot skrev "123456" eller "567,89" på skærmen...!
Forskellige programmer reagerer lidt forskelligt: Nogen vil automatisk tilpasse kolonnebredden så det nye, store tal kan stå der i sin helhed, mens andre vælger at skrive tallet i såkaldt eksponentiel notation - det er noget med f.eks. 1,234E+9.
Hvis man skriver et tal, efterfulgt af et procent-tegn, f.eks. 50%, sker der noget specielt: Tallet bliver delt med 100 (her med resultatet 0,5), men stadigvæk vist som 50%. Det forenkler beregninger med procentsatser - mere herom i fjerde kapitel.
Datoer får også en speciel behandling: Hvis man skriver noget der kan fortolkes som en dato, f.eks. 11/5-2004, bliver det typisk også højrestillet, og skrivemåden bliver evt. rettet til så alle datoer man skriver, står på en ensartet måde.
En (korrekt indtastet) dato og/eller et klokkeslæt håndteres nemlig som et tal: Man kan f.eks. trække to datoer eller klokkeslæt fra hinanden, og bestemme antallet af dage, timer og minutter mellem de to tidspunkter.
Flyt på cellegrænserne
[redigér]Til at starte med har alle celler ensartede højder og bredder, men det vil som absolut minimum være muligt at ændre på bredden af individuelle kolonner: Bruger man regnearket til at lave en simpel telefonliste, så har man f.eks. brug for en nogenlunde bred kolonne til navnene på folk og firmaer, mens kolonnen for telefonnummer vil være noget smallere.
I en del programmer kan man justere bredden af kolonnerne ved at pege med musepilen på dele-stregen mellem to kolonneoverskrifter i skemaet, f.eks. stregen mellem de grå felter med B og C, tryke museknappen ned og "trække" grænsen til højre eller venstre, indtil B-kolonnen har den ønskede bredde. Når man slipper museknappen igen, flyttes alt til højre for kolonne B, så der er plads til den nye bredde som B-kolonnen har fået.
Formatering, skrifttyper og farver
[redigér]Som udgangspunkt vil tekst være venstrestillet, og tal højrestillet. Men hvis du kigger dig lidt omkring i menuer, indbygget hjælp m.v. i dit eget regnearksprogram, kan du finde ud af hvordan du selv kan vælge hvordan tingene skal stå: For eksempel vil det oftest være muligt f.eks. at få centreret noget tekst og venstrestillet et tal.
Der ud over tilbyder mange blot nogenlunde nye regnearksprogrammer et væld af muligheder for tekst i forskellige størrelser, skriftsnit og farver, farver eller evt. mønstre som "baggrund" cellerne, rammer i forskellige farver og tykkelser mellem cellerne og meget andet: Det vil variere fra program til program hvordan man gør det, så her er et område hvor du nok lærer mest ved at give dig tid til at eksperimentere med det program du sidder med.
Rette i en celle
[redigér]Normalt bruges piletasterne i regnearksprogrammet til at flytte celle-markøren rundt med, men måske opdager man en lille tastefejl i en lidt lang sætning man har skrevet i en celle: Hvis ikke man vil skrive hele cellens indhold om, skal man kunne flytte en markør ind imellem de enkelt bogstaver og tal så man kan tilføje eller slette noget.
Regnearket har to "tilstande" med hensyn til hvordan piletasterne virker: I den "normale" tilstand bruges piletasterne til at flytte cellemarkøren (der jo "dækker" en hel celle ad gangen), sådan som du sikkert har prøvet det nogle gange indtil nu.
Ved at trykke på en funktionstast (i forfatterens regneark er det funktionstasten F2, men det er det ikke nødvendigvis i dit - dette her er en af de ting du må slå op i hjælpen til dit eget regnearksprogram eller prøve dig frem) kan man skifte til en anden tilstand, hvor man har en lille smal tekst-markør i stedet for den store celle-markør.
I nogle regnearksprogrammer kan man også afsætte tekstmarkøren ved hjælp af musen. Det gøres ofte ved at dobbeltklikke på cellen (det kan være en god ide at prøve at klikke på forskellige måder - enkeltklik, dobbeltklik, højreklik - både på markerede og ikke-markede celler, for at lære, hvordan musen virker i det regnearksprogram, du arbejder med).
De to "tilstande" er forklaringen på hvorfor man bør trykke på "Enter"-tasten når man har "udfyldt" en celle: Så snart man begynder at skrive tal og bogstaver, forsvinder cellemarkøren til fordel for tekstmarkøren. Trykket på "Enter" er et signal til programmet om at skifte tilbage til den normale "cellemarkør-tilstand".
Næste kapitel
[redigér]Det næste kapitel handler om hvordan man får regnearket til at regne, og af sig selv "ajourføre" indholdet i cellerne.