Brug et regneark:6-Kopiering og ensartede beregninger
I alle regnearksprogrammer er det nemt at kopiere eller flyttet indholdet af en sammenhængende gruppe af celler til andre steder i regnearkets store skema. Men hvis nogle af de celler man kopierer indeholder fomler for beregninger som dem der blev introduceret i tredje kapitel, skal man være opmærksom på hvad regnearket gør med de kopierede formler.
Flere ens beregninger
[redigér]| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||
| 2 | Måned | Januar | ||
| 3 | Indtægt: | 15000,00 | ||
| 4 | Udgifter: | 9372,75 | ||
| 5 | Forskel: | =C3-C4 | ||
| 6 |
Til højre ses begyndelsen til et regneark over månedlige indtægter og udgifter: Celle C5 indeholder formlen =C3-C4, som trækker udgifterne fra indtægten. Meningen er at regnestykket skal gentages 12 gange, én gang for hver af årets 12 måneder, og for at spare noget skrivearbejde, kan man jo lige så godt bruge kopierings-funktionen til at lave de andre 11 "eksemplarer" af regnestykket. I de fleste regnearksprogrammer til Windows foregår det således:
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||
| 2 | Måned | Januar | ||
| 3 | Indtægt: | 15000,00 | ||
| 4 | Udgifter: | 9372,75 | ||
| 5 | Forskel: | 5627,25 | ||
| 6 |
Brug tastaturets piletaster til at flytte cellemarkøren hen til celle C3. Hold derefter en af SHIFT-tasterne nede, og brug piletasten for "nedad" til at "brede" markøren ud så den også dækker cellerne C4 og C5: På skærmen vil det typisk se ud som vist i skemaet til venstre.
I mange regnearksprogrammer kan man også bruge musen til at markere flere celler: Peg på celle C3, tryk museknappen ned og hold den nede mens du trækker musen nedad over cellerne C4 og C5. Når alle de ønskede celler er markeret, kan du igen slippe museknappen.
Så skal de valgte celler kopieres: I de fleste regnearksprogrammer til Windows sker det ved at holde Control-tasten nede mens man trykker på C, eller klikke på en menu kaldet "Redigér" (eller, i engelsksprogede programmer, "Edit") og vælge "Kopier" ("copy" på engelsk): Derved overføres indholdet af de markerede celler til en midlertidig "holdeplads" i computerens hukommelse.
Nu skal det område hvor "kopierne" skal være, dvs. lige til højre for det oprindelige, éne regnestykke, markeres: Lige som før flyttes cellemarkøren først hen til den første celle i det ønskede område, og ved hjælp af enten musen eller piletasterne sammen med en af SHIFT-tasterne, "breder" man markøren ud over hele det område der skal "tage imod" de kopierede beregninger. Det kan f.eks. se sådan her ud:
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | |||||||||||||||
| 2 | Måned | Januar | |||||||||||||
| 3 | Indtægt: | 15000,00 | |||||||||||||
| 4 | Udgifter: | 9372,75 | |||||||||||||
| 5 | Forskel: | 5627,25 | |||||||||||||
| 6 |
Kopierne indsættes ved at trykke Control + V, eller ved igen at klikke på "Redigér"-menuen og denne gang vælge "Sæt ind" ("Insert" i engelsksprogede programmer). Så kommer regnearket til at se sådan her ud:
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | |||||||||||||||
| 2 | Måned | Januar | |||||||||||||
| 3 | Indtægt: | 15000,00 | 15000,00 | 15000,00 | 15000,00 | 15000,00 | 15000,00 | 15000,00 | 15000,00 | 15000,00 | 15000,00 | 15000,00 | 15000,00 | ||
| 4 | Udgifter: | 9372,75 | 9372,75 | 9372,75 | 9372,75 | 9372,75 | 9372,75 | 9372,75 | 9372,75 | 9372,75 | 9372,75 | 9372,75 | 9372,75 | ||
| 5 | Forskel: | 5627,25 | 5627,25 | 5627,25 | 5627,25 | 5627,25 | 5627,25 | 5627,25 | 5627,25 | 5627,25 | 5627,25 | 5627,25 | 5627,25 | ||
| 6 |
Så snart du bruger en af piletasterne, forsvinder den sorte markering fra de kopierede celler, og i stedet dukker den velkendte cellemarkør op. Tilbage står blot at udfylde cellerne over det markerede område, og evt. rette i tallene for indtægter og udgifter for de enkelte måneder.
Hvis du giver dig til at ændre i tallene, vil du opdage at du har fået tolv "selvstændige" regnestykker: Retter man f.eks. i indtægten for marts måned (i celle E3), ændres forskellen (celle E5) tilsvarende, mens alle andre celler forbliver uændrede. Og hvis du undersøger formlerne i cellerne D5, E5, F5 osv., vil du se hvordan regnearket har rettet i alle de kopierede formler, så de allesammen beregner forskellen mellem de to celler der står ovenover: For eksempel indeholder celle H5 formlen =H3-H4, selv om den jo "burde" være en kopi af den formel, =C3-C4, som oprindelig blev indtastet i celle C5!
Dette er et vigtigt princip, som formodentlig samtlige regnearksprogrammer følger: Hvis en celle f.eks. rummer en formel der regner på tallet lige oven over og lige til venstre for cellen, så vil alle de kopier man laver af denne formel udføre samme beregning på tallene hhv. oven over og lige til venstre for den nye celle som formlen kopieres til.
Fingrene væk fra formlerne!
[redigér]Dette med at de celler man henviser til i en formel, "flytter med" når man kopierer formlen, var ganske nyttigt i ovenstående eksempel, men her kommer et eksempel på en beregning hvor det er mindre hensigtsmæssigt, sammen med en forklaring på hvordan man kan forhindre regnearksprogrammet i at ændre adresserne i de formler man kopierer.
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||||
| 2 | Momssats: | 25% | ||||
| 3 | Vare | Pris u. moms | Moms | Pris m. moms | ||
| 4 | Computer | 2 995,00 | =C4 * D2 | =C4 + D4 | ||
| 5 | Skærm | 895,00 | ||||
| 6 | Tastatur | 120,00 | ||||
| 7 | Mus | 75,00 | ||||
| 8 | Programmer | 2 000,00 | ||||
| 9 |
Her til venstre ses begyndelsen til en prisliste: Varer og priser eksklusiv moms er allerede tastet ind. Ved den første vare på listen er vist de to beregninger der skal til for at beregne først selve momsbeløbet i celle D4 ud fra momssatsen i celle D2, og derefter summen af momsen og prisen for selve varen i celle E4.
Fra folkeskolens regnetimer husker du måske, at procent er noget med hundrededele, og at tallet 100 derfor "plejer" (uanset hvor meget matematik- og regnelærere end hader det ord!) at indgå i den slags beregninger, men som nævnt i fjerde kapitel har regneark en særlig måde at håndtere procenttal på: Tallet "25%" bliver af regnearket i forvejen "opfattet" som 0,25, og tilbage er blot at multiplicere ("gange") det tal med prisen - og det er lige hvad der sker i formlen i celle D4.
Formlen i celle E4 er ligetil; den lægger prisen fra celle C4 sammen med den moms der blev beregnet i D4.
Hvis du afprøver dette eksempel med dit eget regnearksprogram, skulle momsen af computeren øverst på listen blive 748,75 kr., og den samlede pris 3743,75 kr. - så langt, så godt; alt skulle være parat til at kopiere de to beregninger til de fire andre varer på listen:
- Først markeres den klynge af celler der skal kopieres, i dette eksempel er det D4 og E4.
- Så kopieres indholdet af cellerne ved at vælge "kopier"-funktionen
- Derefter markeres de celler der skal "modtage" kopierne af de to celler (det område der er vist med sort baggrund nedenfor),
- Og til sidst vælger man Indsæt-funktionen. Resultatet af hele manøvren ser cirka sådan her ud...:
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||||
| 2 | Momssats: | 25% | ||||
| 3 | Vare | Pris u. moms | Moms | Pris m. moms | ||
| 4 | Computer | 2995,00 | 748,75 | 3743,75 | ||
| 5 | Skærm | 895,00 | (fejl) | (fejl) | ||
| 6 | Tastatur | 120,00 | 89 850,00 | 89 970,00 | ||
| 7 | Mus | 75,00 | (fejl) | (fejl) | ||
| 8 | Programmer | 2 000,00 | 179 700 000,00 | 179 702 000,00 | ||
| 9 |
Hovsa – denne gang gik kopieringen tydeligvis ikke nær så glat som i budget-eksemplet i starten af dette kapitel! Fire celler, dem der står (fejl) i, giver slet ikke noget resultat (hvad du får frem på skærmen, afhænger af hvilket regnearksprogram du bruger), mens resultaterne i de øvrige fire celler tydeligvis er "helt hen i vejret"!
Forklaringen hænger sammen med den måde regnearksprogrammet ændrer adresserne i de formler man kopierer: I dette eksempel regner formlen i celle D4 på tallet i cellen lige til venstre (prisen i celle C4) og cellen to rækker længere oppe (momssatsen i celle D2). Denne formel er, blandt andet, kopieret til celle D6 (momsen af et tastatur, ifølge regnearket intet mindre end 89 850 kr.!), og hvis man undersøger formlen dér (placer cellemarkøren på celle D6 og se hvad der står i linien oven over alle regneark-rubrikkerne), finder man ud af at denne formel er blevet ændret så den nu regner på cellen lige til venstre (prisen på et tastatur), og cellen to rækker længere oppe – ganske som den oprindelige celle gjorde.
Problemet er bare, at mens momssatsen ganske rigtigt stod to cellerækker over rækken med prisen og formlen, så er der længere op til cellen med momssatsen, set nede fra række nr. 6. På samme måde vil alle formler i kolonne D "forvente" at finde den fornødne momssats i cellen to pladser oven over formlen, og i visse tilfælde bliver kolonneoverskriften "Moms" forsøgt brugt som et tal til beregningen, og det er naturligvis det der giver anledning til de fejl som regnearksprogrammet viser.
For at få "ryddet op", kan du bruge den "fortryd"-funktion som næppe noget regnearksprogram i dag mangler. Eller, hvis den store cellemarkør stadig er bredt ud over alle de fejlramte celler, tryk på slet- eller "Delete"-tasten.
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||||
| 2 | Momssats: | 25% | ||||
| 3 | Vare | Pris u. moms | Moms | Pris m. moms | ||
| 4 | Computer | 2 995,00 | 748,75 | 3 743,75 | ||
| 5 | Skærm | 895,00 | 223,75 | 1 118,75 | ||
| 6 | Tastatur | 120,00 | 30,00 | 150,00 | ||
| 7 | Mus | 75,00 | 18,75 | 93,75 | ||
| 8 | Programmer | 2 000,00 | 500,00 | 2 500,00 | ||
| 9 |
Løsningen består i at få regnearket til at lade være med at ændre på celleadresserne i de formler der bliver kopieret. Det gør man ved skrive dollartegn ($) i de adresser i formlerne der ikke må forandres, når formlen bliver kopieret til forskellige celler.
I celle D4 står formlen =C4 * D2; C4 er prisen i cellen lige til venstre for D4, og D2 er momssatsen: Alle beregninger i kolonne D skal bruge momssatsen i række 2, og for at opnå det, sætter man et dollartegn umiddelbart foran det 2-tal i adressen der skal "låses fast" på række nr. 2. Derved kommer formlen i celle D4 til at lyde: =C4 * D$2
Til venstre er der "startet forfra", denne gang med det dollartegn føjet til den ene formel, som sikrer at alle relevante beregninger "henter" momssatsen fra én og samme celle. Så når man denne gang markerer cellerne D4 og E4 og kopierer dem til det område der er markeret med sort baggrund her til venstre, får man de rigtige tal.
Går man nu ind og undersøger formlerne, kan man se hvordan henvisningen til nabocellen C4 (prisen) er blevet ændret til henholdsvis C5, C6, C7 og C8, fordi der ikke er noget dollartegn foran rækkenummeret 4 i den oprindelige formel. Men moms-beregningerne for alle fem varer i skemaet "henter" nu alle sammen momssatsen fra én og samme celle: D2.
Men dollartegnet beskytter kun det rækkenummer det står lige foran: Hvis man nu besluttede sig for at lave en kopi hele skemaet fra række 3 og nedefter, lidt til højre for det oprindelige skema (for eksempel for at opstille samme regnestykke med priser fra en konkurrerende forhandler), så vil de kopierede formler igen "lede forgæves" efter en fælles momssats et sted ude til højre i række 2. For at "overleve" denne kopiering, skulle den oprindelige formel for momsberegningen skrives: =C3 * $D$2
I andre tilfælde kan der forekomme situationer hvor det er belejligt kun at "låse" kolonnebogstavet, og det klares naturligvis med et dollartegn foran bogstavet, men intet foran rækkenummeret, f.eks. $H14.
Opsummering
[redigér]Hvis man skal lave en række ensartede beregninger, kan man spare sig for en hel del arbejde ved at opstille beregningen én gang i en sammenhængende gruppe af celler, og så kopiere hele gruppen i så mange "eksemplarer" der nu er brug for. Regnearket er i forvejen indrettet til at rette lidt i de formler man kopierer, så man får f.eks. 12 seperate regnestykker for årets måneder, i stedet for 12 celler der blot "gentager" tallene fra januar måned.
Men regnearksprogrammet gør en "bjørnetjeneste", hvis der indgår ét eller flere tal, f.eks. en momssats, som er fælles for en serie regnestykker lavet med kopierings-funktionen. Derfor kan man indsætte dollartegn når man i sine formler henviser til celler med den slags fælles tal:
- Et dollartegn foran rækkenummeret i en adresse gør, at regnearket ikke "piller" ved rækkenummeret hvis du kopierer formlen til andre rækker.
- Et dollartegn foran kolonnebogstavet i en adresse forhindrer tilsvarende, at dette kolonnebogstav ændres når formlen kopieres til andre kolonner.
- Hvis man helt og aldeles vil "forbyde" regnearksprogrammets kopierings-funktion i at ændre ved en adresse, skal man sætte et dollartegn både foran kolonnebogstavet og foran rækkenummeret i adressen.
Hvis du en dag skriver på en regnearks-formel og kommer i tvivl om det nu er foran kolonnebogstavet eller rækkenummeret der skal stå et dollartegn for at forhindre "adresseroderi", så sæt bare dollartegn begge steder! Den lille regel ville have forhindret fejlene i eksemplet med prislisten og momssatsen. Det er først ved lidt mere "avanceret" brug af dollartegnene end vist i dette kapitel, at man skal tage stilling til hvor i en adresse et "enligt" dollartegn skal skrives.
Næste kapitel
[redigér]Hvis du indtil nu har læst dig systematisk igennem denne lille begyndervejledning, har du fået et indblik i hvad regnearksprogrammer "gør", hvad de kan bruges til, og i hvordan langt de fleste regnearksprogrammer bruges. Regnearksprogrammer kan meget andet og mere end det der har været beskrevet indtil nu, men sidste kapitel fortæller ganske kort om nogle faciliteter som langt de fleste regneark byder på.