Brug et regneark:5-Regning med datoer og tider

Som antydet i sidste kapitel og i kapitel 2 har regnearksprogrammet formater og andre faciliteter til at behandle datoer og klokkeslæt.

Regning med datoer

	A	B	C
1
2	Startdato:	26/9-2004
3	Slutdato:	14/10-2004
4
5	Antal dage:	=B3-B2
6

Grundprincippet er, at man har valgt én eller anden dato som "dag nr. 0", og nummereret alle dage med hele tal: Dagen efter den valgte reference er dag nr. 1, og dagen derefter er dag 2 osv. Og når man indtaster noget der kan tolkes som en dato, omregnes den med det samme til "dag-nummeret". For at datoen stadigvæk bliver vist på en måde som vi mennesker kan genkende, vil regnearksprogrammet oftest automatisk vælge et datoformat - det er derfor at skrivemåden for datoer evt. kan blive rettet lidt til når man har indtastet dem.
Nu kan man f.eks. beregne antallet af dage mellem to datoer, simpelt hen ved at trække de tilsvarende "dag-numre" fra hinanden - det er det der er vist i regnearkseksemplet til højre.

Hvis man laver en beregning som den der er vist her til højre, kan det forekomme at regnearket "går ud fra" at resultatet også er en dato - og derfor automatisk vælger et datoformat for celle B4. For at få vist antallet af dage, behøver du blot du blot udpege cellen og sætte den til at vise almindeligt "standard"-talformat. Resultatet skal være 18 dage.

Regning med tidspunkter

Ved at operere med decimaltal i stedet for heltal kan man kombinere ovenstående dato-system med klokkeslæt: Til ethvert tidspunkt svarer et decimaltal, som er antallet af "decimal-døgn" siden midnat på den ovenfor nævnte referencedato i systemet: Klokken 12 middag er f.eks. et halvt døgn efter midnat, og kl. 16 er to tredjedele af et døgn efter midnat.

	A	B	C
1
2		Kilometer	Tid
3	Før:	27384	16:45
4	Efter:	27410	17:24
5
6	Forskel:	=B4-B3	=C4-C3
7	Antal decimaltimer:		=C6*24
8	Gennemsnitsfart:		=B6/C7
9

Til venstre er opstillet et regneark til at beregne gennemsnitsfarten for en given køretur i bil: Lige før og efter køreturen noteres tidspunktet samt bilens kilometertæller. For at beregne den kørte strækning trækkes de to kilometertæller-aflæsninger fra hinanden (ved hjælp af formlen i celle B6), og turens varighed beregnes tilsvarende ved at trække de to tidspunkter fra hinanden (i celle C6).

Når man har skrevet formlen i celle C6, kan det være at regnearksprogrammet ændrer denne celles format til et klokkeslæt-format - så skulle resultatet være 00:39, altså 0 timer og 39 minutter. Hvis resultatet vises som et tal (eller du selv vælger et alm. tal-format for denne celle) vises tiden i decimal-døgn - 39 minutter svarer til godt 0,027 døgn.

For at omregne dette tal til timer, er der i celle C7 en formel der multiplicerer de 0,027 decimaldøgn med 24 (eftersom der går 24 timer på et døgn): Når du har tastet denne formel ind, skulle de viste tal give 0,65 timer.

Til sidst, i celle C8, divideres antallet af kilometer i celle B6 med antallet af timer i celle C7 for at få gennemsnitsfarten, udtrykt i kilometer i timen. Hvis du taster eksemplet direkte ind som det står, skulle du gerne ende med 40 km/t.

Kombinerede datoer og klokkeslæt

Hvis nu køreturen foregik hen over midnat, f.eks. startede klokken 23:45 og sluttede 00:24: Den kørte distance og turens varighed er den samme, men hvis man alene indtaster tidspunkterne, går der kludder i beregningen, og svaret ender med en gennemsnitsfart af -1,11 km/t - og ikke de forventede 40 km/t.

Som før nævnt kombinerer kneppeprogrammet datoer og klokkeslæt: Man kan i én og samme celle skrive både en dato og et klokkeslæt - regnearket omregner det til antal decimaldøgn, og bruger så et kombineret dato- og tid-format så resultatet fremstår i en form som mennesker kan læse og genkende.
Hvis man angiver de to tidspunkter som:

• Før: 9/10-2004 23:45
• Efter: 10/10-2004 00:24

så ender regnestykket atter med de korrekte 40 km/t.

Regn med den aktuelle dato og klokkeslæt

	A	B	C
1
2	Siden	12/5-1983 14:37
3	er der gået	=Now()-B2	dage
4

Når et regnearksprogram kan lave alle disse beregninger med datoer og tider, har det som regel også en funktion der fortæller hvilket dato og klokkeslæt vi har "lige nu". Det kan variere lidt fra det ene program til det andet hvad denne funktion hedder, men =Nu(), =Now() eller =Today() er gode "gæt" - prøv dig frem eller slå op i den indbyggede hjælp til dit eget regnearksprogram.

I eksemplet til højre antages det at funktionen hedder Now, og den bruges i formlen i celle B3 til at bestemme hvor lang tid der er gået siden det tidspunkt der står i celle B2: Det sker, ligesom i det første eksempel i dette kapitel, ved at trække datoen og tidspunktet i cell B2 fra den aktuelle dato og tidspunkt, Now().

Igen kan der ske det, at programmet går ud fra at resultatet skal forstås som en kombineret dato og klokkeslæt, og derfor automatisk vælger et format der viser dato og klokkeslæt. For at få vist antallet af dage som et "normal tal", må du evt. selv markere cellen og indstille den til at vise det normale standardformat.

Flere beregninger med datoer og klokkeslæt

Det er værd et huske på, at regnearket tildeler hver dag der går, fortløbende numre. Dette kan, som illustreret ovenfor, bruges til at bestemme antallet af dage mellem to datoer. Her er nogle flere tips til og eksempler på de beregninger du kan lave på datoer og tidspunkter:

Find ugedagen

For eksempel er det notorisk mandag hver syvende dag, så 7-resten af "dag-nummeret" må være et bestemt, fast tal for samtlige datoer der er en mandag. Andre ugedage giver anledning til andre tal som 7-rest. Men samme ugedag giver altid den samme 7-rest - et tal mellem 0 og 6, begge inklusiv.
Dit regnearksprogram har utvivlsomt en funktion (mere om funktioner i tredje kapitel) der kan beregne "resten" af en division med, i dette tilfælde 7 - den hedder typisk Mod eller, i dansksprogede programmer, Rest - se evt. efter i hjælpen til dit eget regnearksprogram hvad den hedder dér, og hvordan den bruges.

Hvilke ugedage der giver hvilken rest, afhænger af den udgangs-dato der bruges til at håndtere datoer i det regnearksprogram du bruger. Men ved at lægge et konstant heltal mellem 0 og 6 (begge inklusiv) til den dato du søger ugedagen på, kan du vælge hvilken ugedag der f.eks. skal give rest 0.

Med andre funktioner i regnearket kan man f.eks. bruge dette tal til direkte at vise ugedagen ved siden af en indtastet dato (så ugedagen hele tiden automatisk passer til den dato man skriver i en given celle). Eller man kan få en celle til at beregne forskellige timepriser på f.eks. en faktura over nogle arbejdstimer, afhængig af om arbejdet er udført på hverdage eller i en weekend.

Særlige funktioner til datoer og klokkeslæt

Sidst i tredje kapitel stod der noget om de funktioner, som regnearksprogrammer gerne er rigt forsynet med. Nogle af disse har direkte med datoer og klokkeslæt at gøre. For eksempel:

• Funktioner der returnerer datoen, månedens nummer (1 til 12) eller årstallet, eller time-, minut- eller sekund-tal fra en given dato/klokkeslæt.
• Funktioner der tager imod en dato, et måned-nummer (1-12), et årstal samt evt. tal for timer, minutter og sekunder, og beregner decimaltallet der svarer til det udpegede tidspunkt.

Næste kapitel

Næste kapitel handler om hvad der sker når man kopierer celler med beregninger i et regneark.